SiS001! Board - [第一会所关闭注册]

标题: [交流] Office使用技巧集锦 [打印本页]

作者: 火柴爱上香烟 时间: 2007-12-11 19:34 标题: Office使用技巧集锦

Office使用技巧集锦

1、在Excel中，如何在一个单元格中分行填写？
答：很简单！当您需要重起一行写入内容时，按住Alt键回车就可以了！
2、如何用下拉列表填写Excel表格？
答：人事部经常要在Excel表格里录入部门、性别、城市等数据，这些数据重复性很高，比如，在【部门】这一列，可能需要多次输入【财务部】。要是能从下拉列表中选择数据就方便了，还不容易出错。

Excel当然可以实现这个功能，只要从【数据】菜单选择【有效性】。

3、如何将Excel电子表格中的数据进行行列互换？
答：出于种种考虑，需要将电子表格中的行和列进行互换，这时只需复制需要行列互换的表格区域，在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，然后在【选择性粘贴】对话框的【粘贴】选项区域中选择【全部】选项；在【运算】选项区域中选择【无】；并选择【转置】复选框，完成后单击【确定】按钮即可。

4、是否可以让word表格的表头在下一页中自动出现？
答：在Word中经常会遇到表格在一页中放不下的情况，此时就需要在下一页中重新设置表格的表头。其实，我们只要选中表格的表头（即希望在跨页时重复的部分），然后执行【表格】菜单中的【标题行重复】命令，就可以实现表格跨页时，表头自动出现了。

5、怎样可以直接把Word文档的标题发送到PowerPoint？
答：打开Word文档，从【文件】菜单单击【发送命令】，再选择发送到PowerPoint。如图8所示。PowerPoint会自动启动，并且根据每个Word文档中的一级标题建立一张相同标题的幻灯片，其下的二级标题也会被自动添加到幻灯片中。

6、如何让公司标志出现在每一张幻灯片上？
答：最好的方法是把公司的标志放到母板上，只要一次操作即可。从【视图】菜单单击【母板】，再选择【幻灯片母板】命令。如图11所示。在母板视图中，将公司标志的图片放置在适当位置并关闭母板视图。此时，所有的幻灯片都在相应的位置上显示公司的标志，新插入的幻灯片亦然。

7、可编辑的文字内容如何快速变成一个图片？
答:如果你装了Word，先进行文字编辑，保存为.doc格式。再新建一Word文件并把它打开，把刚刚保存过的.doc文件直接拖到Word新建文件中，你会发现所看见的虽然是文字，但Word已经把它转换为图形了。
另外打开Windows自带的画图程序，按“Ctrl+V”粘贴，发现什么了？对，拷贝到剪粘板的文字已经乖乖到编辑框中了，包括字体的大小、样式等。
小提示：给国外或港台朋友发Email总担心他们看到的是乱码，最简单的解决方法是把文字换成图形，有了这个技巧，你不再需要其他软件来帮你处理了，让电子邮件轻松全球漫游吧。

8、如何用 Office 将图片上的文字转换成可在word中编辑的文字？
答:微软在Microsoft Office 2003中的工具组件中有一个“Microsoft Office Document Imaging”的组件包，它可以直接执行光学字符识别（OCR），下面就为大家介绍利用Office 2003新增的OCR功能从图片中提取文字的方法。
第一步我们需要安装“Microsoft Office Document Imaging”的组件，点“开始→程序”，在 “Microsoft Office 工具” 里点“ Microsoft Office Document Imaging” 即可安装运行。

第二步打开带有文字的图片或电子书籍等，找到你希望提取的页面，按下键盘上的打印屏幕键（Print screen）进行屏幕取图。
第三步打开Microsoft Office Word 2003 ，将刚才的屏幕截图粘贴进去；点击“文件”菜单中的“打印”，在安装Microsoft Office Document Imaging组件后，系统会自动安装一个名为“Microsoft Office Document Imaging Writer”的打印机。在“打印机”下拉列表框中选择“Microsoft Office Document Imaging Writer”打印机，其他选项无须额外设置，点击“确定”按钮后，设定好文件输出的路径及文件名（缺省使用源文件名），然后很快就可以自动生成一个MDI格式的文档了。

第四步打开刚才保存的MDI类型文件，根据你的需要用鼠标选择文字内容（被选中的内容在红色的框内），然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“将文本发送到Word”，即可将图片内容自动转换为一个新的Word文档，然后你就可以在Word文档中随心所欲地进行编辑了。

提示：如果你不想将转换的内容输入到一个新的Word 文档中，而是希望粘贴到一个已经打开的Word文档，只需在上面的操作中点击右键菜单的“复制”，然后再到指定文档中执行粘贴即可。

9、如何将页眉中的横线去掉？
答:选定“页眉页脚”内容，单击“格式”——“边框与底纹”——“边框”下选择“无”或者直接在预览处单击那条横线（“应用于”段落，非文字）——确定。

10、如何在Word中设置不连续的页码或不同的页眉页脚？

答：Word编写页码时，经常会遇到：封面不需要页码，目录、正文的各章各自从第一页开始设置页码等情况。如果简单的在页眉页脚插入页码，只会得到连续的页码编号，此时该如何是好呢？

下面是编制不连续页码的简单步骤（页眉页脚同样适用）：
1、插入分节符。分别在封面、目录、正文各章节的页末，插入-〉分隔符-〉在分节符里选择下一页。
注意：如果已插入分页符，或者插入“手动”分页符（或硬分页符），请事先删除分页符。
2、视图-〉页眉和页脚-〉在页脚插入页码。
3、编辑页脚页码。
分别选择封面、目录、正文各章等起始页的页码，在“页眉和页脚”浮动的窗口中，点击“链接到前一个”，取消各节之间的联系；点击“设置页码格式”图标，均设置成起始页码，页码内容为1（或根据需要设置成2，3等，或点击“数字格式”设置成如甲乙丙、I II III 之类的页码格式），确定。
4、删除不需要页码的页脚。
到第一页（封面）的页面，双击页脚，把页码删除。
这时，就会看到：第一页（封面）没有页码，目录、正文各章的页码均是各自从第一页开始标起。
11、常用Word排版技巧有哪些？

答：第一招：分节
分节是最最重要也是最被忽略的一个绝招，对于长文档更是如此。

插入分节符很简单：”插入”菜单第一项”分隔符”，选择分节符，”下一页”即可。

插入后表面看效果和分页符没区别，但实际分节符将文章分成了非常独立的节。不同的节可以设置不同的纸张大小方向、页眉页脚、边距等等，互不影响。

一个有很多章节长篇的文档最理想的方法应当是封面一节，目录一节，每章一节。

第二招：样式＝结构＋格式
尽量通过任务窗格中的”样式与格式”中的预设样式来设置文章的外观，需要修改某样式的外观，也直接在此修改。

一篇写好的文章，哪些是一级标题，哪些是二级标题，哪些时正文等文章的逻辑结构应该是已经确定了，需要改动的其实是不同级别文字的格式，即字体、颜色等。Word中为了方便将逻辑结构的概念和格式的概念混合在样式中，当选中一段文本并选择”标题1″时，这段文本在被逻辑上设为了第一级标题（在文档结构图中可以看到它处于第一级别），同时，给它设置为”黑体、2号字体”等预置的格式，这个格式是可以修改的。容易混淆的就是，有时，会只记着改外观，忘记了其逻辑结构，可能出现一种不好的情况就是某段文字应该为二级标题，而仅仅只把它的外观改为了标题二的样子，实际在文档结构图中仍然是正文。这对于长文档的进一步处理是很忌讳的。

Word的某个层次上的标识符应该是或类似SGML的应用，文档结构与样式是使用不同的标记分隔开的或者样式完全独立于结构标记外的。总之，使用任务窗格中的”样式与格式”中的预设样式避免直接设置字体色彩等格式会最大程度避免一些问题。

第三招：页面设置－偷懒大法
选中页面设置－文档网格，即可设置每行的字的数量以及每页的行数，比设置行距有效。

作者: tankdee 时间: 2007-12-19 16:29

很好，很实用！谢谢楼主的分享啊！希望能帮助人！

作者: wnthou 时间: 2007-12-22 23:16

多谢指教谢谢楼主了知道了不少新知识祝圣诞节快乐！

欢迎光临 SiS001! Board - [第一会所关闭注册] (http://23.225.255.115/bbs/)